Was können Sie von uns erwarten?

Zu Beginn eines Projektes ermitteln wir gemeinsam Ihre Ziele und helfen Ihnen bei deren Umsetzung. Während des Projektes beraten wir Sie kontinuierlich, weisen Sie auf kritische Punkte hin und informieren Sie über die Arbeitsfortschritte. Nach der Veranstaltung nehmen wir uns gern Zeit für ein gegenseitiges Feedback. Während des gesamten Prozesses haben Sie einen festen Ansprechpartner, der für alle Bereiche Ihrer Veranstaltung verantwortlich ist – unterstützt von einem erfahrenen Team.
Wir erbringen unsere Dienstleistung zu fairen Konditionen und ohne den oftmals üblichen „Agentur-Wind“. Damit Sie Zeit haben, sich ganz auf Ihre Inhalte sowie den persönlichen Kontakt zu Ihrer Zielgruppe zu konzentrieren.

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Unterstützung zur Bewerbung

Unterstützung zur Bewerbung

  • Für den Veranstalter kostenfrei
  • Erstellen von Präsentationen
  • Vergleich vorn Veranstaltungsorten

Beratung, Konzeption & Planung

Beratung, Konzeption & Planung

  • Ansprechpartner stets verfügbar
  • Überwachung des Budgets
  • Erarbeitung des optimalen Zeitplans

Information, Werbung & Drucksachen

Information, Werbung & Drucksachen

  • Entwicklung der Kongress­website
  • Konzeption ErstellungProduktion & Versand von Flyern
  • Erstellung von Namen­schildern

Online-Registrierung

Online-Registrierungen

  • Automatische Rechnungs­erstellung
  • Einbindung von Zahlungs­möglichkeiten
  • Interaktive Teilnehmerlisten

Unterstützung bei der Bewerbung um Kongresse

  • kostenfrei – unabhängig vom Erfolg bei der Bewerbung / die Zusammenbarbeit im Erfolgsfall setzen wir voraus
  • Erstellen von Präsentationen
  • Variantenvergleich möglicher Veranstaltungsorte
  • Prüfung kostenfreier bzw. -günstiger Vorreisen für Entscheidungsträger
  • Erläuterung möglicher Vertragsvarianten sowie Diskussion steuerlicher Fragen

Beratung, Konzeption und Planung

  • Ein Ansprechpartner über den gesamten Zeitraum der Zusammenarbeit
  • Beratung in Veranstaltungsfragen wie z.B. Ablauf, Veranstaltungsformate, Technik, gastronomische Versorgung, Zusatzveranstaltungen u.ä.
  • Beratung zu gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutz und Compliance) sowie Branchenkodizies (FSA Kodex, MedTech Europe Code of Ethical Business Practice)
  • Erarbeitung eines optimalen Zeitplanes für die Organisation der Veranstaltung
  • Budgetierung des Kongresses, Best-/Worst-case-Scenario zur Darstellung und Eingrenzung möglicher Risiken
  • Separates Bankkonto für jede Veranstaltung
  • Steuerliche Abwicklung der Veranstaltung
  • Keine Vorauszahlung, Vorfinanzierung durch Intercom
  • Kontinuierliche Überwachung des Budgets
  • Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes hinsichtlich erwarteter Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung, Ausstellungsflächen, Programmerfordernissen, Lage und Erreichbarkeit
  • Recherche und Vertragswesen mit allen Dienstleistern (Location, Technik, Catering, Onlinedienste, Transfers, Künstler, Securitiy)
  • Organisation von Zertifizierungen für die Veranstaltung bei entsprechenden Institutionen
  • Abschluss von Versicherungen (Teilnehmerhaftpflicht, Technikversicherung)
  • Anmeldung der Veranstaltung und Einholung von Genehmigungen bei Institutionen und Behörden (Bauamt, Feuerwehr, Polizei, Gewerbeaufsicht etc.)

Information, Werbung, Drucksachen

  • Erstellung und Pflege der Kongresswebsite im responsive Design (kompertibel für mobile Endgeräte)
    • Domainregistrierung
    • Erstellung der Kongresswebsite individuell angepasst an Ihre Wünsche
    • regelmäßige Aktualisierung der Website
    • Einbindung eines dynamischen Online-Programmes aus dem Abstractsystem
    • Darstellung und Funktionsweise des Online-Programmes als Mobile App
    • „My Programming“ Funktion für die individuelle Kongressplanung jedes Teilnehmers
  • Konzeption, Erstellung und Versand Informationsmedien (Save the Date, Call for Abstract, Vorankündigung, Vorprogramme etc.)
  • Versenden von Newslettern nach inhaltlicher Abstimmung mit Ihnen
  • Konzeption und Erstellung des Tagungsprogrammes und Abstractbandes
  • Bereitstellung der Namensschilder (doppelseitig) und Teilnehmerunterlagen im corporate Desing der Veranstaltung
  • Produktion von Kongresstaschen, USB-Sticks, Schlüsselbändern, Schreibmaterial
  • Beschilderung vor Ort (Plakate, Wegweiser, Übersichtspläne, Banner)
  • Erstellung von Teilnehmerzertifikaten und Teilnehmerbescheinigungen

Online-Registrierung der Teilnehmer

  • Einrichtung einer bedienerfreundlichen Online-Anmeldung für alle denkbaren Programmpunkte
    • beliebig viele unterschiedliche Teilnehmergebühren / Kategorien
    • zusätzlich buchbare Kurse u.a. wissenschaftliche Veranstaltungen
    • Einsetzbar auch zur Onsite-Registrierung
    • Online-Buchung von Hotelzimmern
    • Zahlung der Teilnehmergebühren per Kreditkarte, Einzugsermächtigung, Überweisung
  • Erstellung und Versand von Rechnungen / Anmeldebestätigungen
  • Individuell mit dem Veranstaltungslogo versehene Rechnungen und Teilnahmebescheinigungen
  • Automatisierter Abgleich von Mitgliedsschaften
  • Uploadfunktion für Bescheinigungen und Ausweise (Arbeitgeberbescheinigungen, Studentenausweiseoder)
  • Flexible Exportmöglichkeit aller Datenbankinhalte nach MS Excel z.B. Teilnehmerlisten
  • Interaktive Teilnehmerliste oder regelmäßiger Versand aktueller Daten zu Ihrer Information
  • Durchgängige Betreuung durch unsere Mitarbeiter, einschließlich Korrespondenz mit den Teilnehmern
  • Buchhaltung, Inkasso der Teilnehmergebühren, Mahnwesen erste Stufe

Referenten­management

Referenten­management

  • Versand von Einladungen
  • Rechnungsstellung & Abwicklung
  • Reise­organisation

Abstract­managment

Abstract­management

  • Individuelles Abstract­portal
  • Assistierte Abstract­einreichung
  • Online-Reviewverfahren

Hotel­reservierung

Hotel­reservierung

  • Günstige Konditionen
  • Hotelbuchung bei Registrierung
  • Einhaltung der Storno­bedingungen

Technik & Personal

Technik & Personal

  • Individueller Technik­einsatz
  • Moderne Ausstattung
  • Von Dolmetschern bis zu Wach­personal

Referentenmanagement

  • Versand von Einladungen an Referenten in Absprache mit Ihnen
  • Aussendung von organisatorischen, inhaltlichen und technischen Informationen an die Referenten
  • Vertragliche Vereinbarung und Abrechnung über Honorare, Reise- und Hotelkosten
  • Registrierung, Reiseorganisation (Buchung von Flügen, Bahntickets, Hotels, Transfers) inkl. personenbezogener Abrechnung über unser In-House Reisebüro LCC
  • Abstract Handling
  • Counter zum Check und Upload der Präsentationen on-site

Modernes Abstractmanagementsystem

  • Einrichtung eines individualisierten Abstractportals
  • Ein Assistent führt die Autoren sicher durch den Prozess der Abstracteinreichung. Selbsterklärende Ansichten garantieren eine einfache Einreichung. Autoren können sich jederzeit erneut im System anmelden, den Abstract bis zur Deadline bearbeiten oder weitere Beiträge hinzufügen.
  • Support bei technischen Fragen zur Anmeldung und Einreichung
  • Online-Reviewverfahren: differenziertes Rating auf elektronischer Basis, passwortgeschützt und themenspezifisch
  • Bestätigung an die Autoren und Einordnung der Beiträge in ein dynamisches Programm
  • Ausgabe aller Beiträge sowie Autorenindex für den Abstractband
  • Modul für ein dynamisches Online-Programms für Ihre Website
  • Einbindung einer „My Programming“ Funktion als Mobile App für die individuelle Veranstaltungsplanung
  • Planung der Posterpräsentation / Behegung
  • Uploadfunktion und Programm für digitale Posteraustellungen – Smart Poster
  • Modul für den Visaletter-Versand

Hotelreservierung

  • Günstige Konditionen durch Rahmenverträge mit vielen nationalen und internationalen Hotelketten
  • Verhandlung von Hotelzimmerpreisen
  • Bindung von Hotelkontingenten
  • Berücksichtigung von Stornobedingungen und -fristen
  • Bereitstellung aller Informationen an Teilnehmer, Referenten und Sponsoren
  • Hotelbuchung online im Anmeldeprozess

Technik und Personal

  • Organisation und Umsetzung der Veranstaltungstechnik angepasst an Ihre Wünsche und die Gegebenheiten des Veranstaltungsortes
  • Einsatzplanung und Verpflichtung von Personal (Hostessen, Dolmetscher, Sicherheits- und Kontrolldienste, Fotografen, Techniker etc.)
  • Tagungsbüro und Betreuung (modernste technische Ausstattung für reibungslose Neuregistrierung, erfahrene und kompetente mehrsprachige Intercom–Mitarbeiter, Koordination und Überwachung aller Leistungsträger)

Sponsoring & Fach­ausstellungen

Sponsoring & Fachaustellungen

  • Online-Buchung von Ständen
  • Organisation der Austellung
  • Akquise von Sponsoren & Ausstellern

Betreuung vor Ort

Betreuung vor Ort

  • Koordination des Programms
  • Abend- & Rahmen­veranstaltungen
  • Eingangs- & Saalkontrollen

Nachbereitung

Nachbereitung

  • Dankesbriefe & Abrechnungen
  • Statistische Auswertung
  • Zeitnahe End­abrechnung

Rundum-Organisation & Social Events

Rundum-Organisation & Social Events

  • Get together, Festabende, Exkursionen
  • V.I.P.-Service
  • Organisation von Begleitprogrammen

Fach- und Industrieausstellungen / Sponsoring

  • Akquise von Ausstellern und Sponsoren
  • Profitieren Sie von unseren engen, oft langjährigen persönlichen Beziehungen zu zahlreichen Firmen
  • Erstellung einer Sponsoren- und Austellerbroschüre
  • Erstellung einer Sponsoren- und Ausstellerliste
  • Auf Wunsch Erstellung eines Online-Buchungs-Systems für Ausstellungsflächen und Sponsoringmöglichkeiten
  • Vertragsgestaltung, Information, Rechnungslegung
  • Kommunikation mit allen Ausstellern und Sponsoren
  • Raumplanung / Aufmaß der Ausstellung unter Beachtung feuerpolizeilicher und baulicher Bestimmungen
  • Erstellung und Versand von detaillierten Ausstellerinformationen zu Anreise, Aufbau, Logistik, Standfläche und Abbau
  • Betreuung der Aussteller und Sponsoren vor Ort

Betreuung vor Ort

  • Koordination und Überwachung des kompletten Programmablaufs
  • Planung, Überwachung und Steuerung der Veranstaltungstechnik
  • Einrichtung und Betreuung des Tagungscounters d.h. personelle Besetzung des Registrierungscounters sowie Ausgabe der Namensschilder, Zertifizierungen und Kongressmaterialien
  • Serviceorientierte Betreuung von Teilnehmern, Referenten, Ausstellern und Sponsoren
  • Organisation und Einsatz der Beschilderung des kompletten Veranstaltungsareals
  • Koordination und Überwachung der Transfers, des Caterings usw.
  • Organisation von Eingangs- und Saalkontrollen
  • Organisation und Koordination der Sicherheitsdienste
  • Umsetzung der Abend- und Rahmenveranstaltungen

Nachbereitung

  • Aufbereitung und zeitnahe Bereitstellung einer detaillierten Endabrechnung
  • Nachbereitung Referentenmanagement (Dankesbriefe, Reisekostenabrechnung usw.)
  • Nachbereitung Sponsorenmanagement (Dankesbriefe, Abrechnung)
  • Statistische Auswertung (je nach Wunsch zu Teilnehmern, Inhalten, Kosten etc.)
  • Persönliches Abschlussgespräch mit Ihnen

Rundum-Organisation und Social Events  

  • Planung und Organisation von Social Events (Get together, Festabende, Exkursionen, Referenten-Empfänge)
  • Recherche und Organisation von Locations inkl. Preisvergleich
  • Planung des Caterings
  • Dekoration / Beschilderung (Komplette Gestaltung und Ausstattung der Veranstaltungsräume)
  • Künstlerengagement
  • Organisation von Transportleistungen
  • V.I.P.-Service (persönliche Betreuung, Chauffeur, Personenschutz etc.)        
  • Organisation von Begleitprogrammen (Rundfahrten, Führungen, Besichtigungstouren, Out-Door-Aktivitäten etc.)           

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Unterstützung zur Bewerbung

Unterstützung zur Bewerbung

  • Für den Veranstalter kostenfrei
  • Erstellen von Präsentationen
  • Vergleich von Veranstaltungsorten

Beratung, Konzeption & Planung

Beratung, Konzeption & Planung

  • Ansprechpartner stets verfügbar
  • Überwachung des Budgets
  • Erarbeitung des optimalen Zeitplans

Unterstützung bei der Bewerbung um Kongresse

  • unabhängig von einer späteren Auftragsvergabe und für den Veranstalter kostenfrei
  • Erstellen von Präsentationen
  • Variantenvergleich möglicher Veranstaltungsorte
  • Erstellung eines Grobbudgets unter Berücksichtigung eines Worst-/Best-case-Scenarios
  • Prüfung kostenfreier bzw.- -günstiger Vorreisen für Entscheidungsträger
  • Erläuterung möglicher Vertragsvarianten sowie Diskussion steuerlicher Fragen

Beratung, Konzeption und Planung

  • Ein Ansprechpartner über den gesamten Zeitraum der Zusammenarbeit
  • Erarbeitung eines optimalen Zeitplanes für die Veranstaltung
  • Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes hinsichtlich erwarteter Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung, Ausstellungsflächen, Programmerfordernissen, Hotelentfernung und Erreichbarkeit
  • Beratung in allen Veranstaltungsfragen, wie z.B. Technik, gastronomische Versorgung, Zusatzveranstaltungen u.ä.
  • Vertragswesen mit allen Dienstleistern
  • Beratung steuerlicher Voraussetzungen
  • Budgetierung des Kongresses nach Ihren Vorgaben, Best-/worst-case-scenario zur Darstellung und Eingrenzung möglicher Risiken
  • Separates Bankkonto für jede Veranstaltung
  • Keine Vorauszahlung, Vorfinanzierung durch Intercom
  • Kontinuierliche Überwachung des Budgets

Information, Werbung & Drucksachen

Information, Werbung & Drucksachen

  • Entwicklung der Kongress­website
  • Produktion & Versand von Flyern
  • Erstellung von Namen­schildern

Online-Registrierung

Online-Registrierung

  • Automatische Rechnungs­erstellung
  • Einbindung von Zahlungs­möglichkeiten
  • Interaktive Teilnehmerliste

Information, Werbung, Drucksachen

  • Erstellung und Pflege der Kongresswebsite
    • Domainregistrierung
    • Erstellung der Kongresswebsite individuell angepasst an Ihre Wünsche
    • ständige Aktualisierung der Website
    • Einbindung eines dynamischen Programmes
  • Konzeption, Produktion und Versand von Karten und Flyern (Save the Date, Vorankündigung, Informationsflyer, Vorprogramme etc.)
  • Versenden von Newslettern nach inhaltlicher Abstimmung mit Ihnen
  • Konzeption und Produktion des Tagungsprogrammes und Abstractbandes
  • Erstellung der Namensschilder und Teilnehmerunterlagen nach Ihren Wünschen
  • Produktion von Kongresstaschen, USB-Sticks, Schlüsselbänder, Schreibmaterial
  • Beschilderung vor Ort (Plakate, Wegweiser, Übersichtspläne, Banner)
  • Erstellung von Teilnehmerzertifikaten und Teilnehmerbescheinigungen

Online-Registrierung der Teilnehmer

  • Einrichtung einer Bedienerfreundlichen Online-Anmeldung für alle denkbaren Programmpunkte
    • beliebig viele Teilnehmergebühren
    • zusätzlich buchbaren Kursen u.a. wissenschaftliche Veranstaltungen
    • Einsetzbar auch zur Onsite-Registrierung
    • Online-Buchung von Hotelzimmern
    • Zahlung der Teilnehmergebühren per Kreditkarte, Einzugsermächtigung, Überweisung
  • Text und Layout für Rechnungen, Teilnahmebescheinigungen individuell angepasst an Ihre Veranstaltung
  • Erstellung und Versand von Rechnungen / Anmeldebestätigungen
  • Flexible Exportmöglichkeit aller Datenbankinhalte nach MS Excel, Ausgabe von Teilnehmerlisten
  • Interaktive Teilnehmerliste oder regelmäßiger Versand aktueller Daten zu Ihrer Information
  • Durchgängige Betreuung durch unsere Mitarbeiter, einschließlich Korrespondenz mit den Teilnehmern
  • Buchhaltung, Inkasso der Teilnehmergebühren

Referenten­management

Referenten­management

  • Versand von Einladungen
  • Rechnungsstellung & Abwicklung
  • Reise­organisation

Abstract­managment

Abstract­management

  • Individuelles Abstract­portal
  • Assistierte Abstract­einreichung
  • Online-Reviewverfahren

Referentenmanagement

  • Versand von Einladungen an Referenten in Absprache mit Ihnen
  • Aussendung von organisatorischen, inhaltlichen und technischen Informationen an die Referenten
  • Vertragliche Vereinbarung und Abrechnung über Honorare, Reise- und Hotelkosten
  • Registrierung, Reiseorganisation über unser In-House Reisebüro LCC,
  • Abstract Handling
  • Planung und Organisation der Posterpräsentation
  • Counter zum Check und Upload der Präsentationen on-site

modernes Abstract­managementsystem

  • Einrichtung eines individualisierten Abstractportals
  • Ein Assistent führt die Autoren sicher durch den Prozess der Abstracteinreichung. Selbsterklärende Ansichten garantieren eine einfache Einreichung. Autoren können sich jederzeit erneut im System anmelden, den Abstract bis zur Deadline bearbeiten oder weitere Beiträge hinzufügen.
  • Support bei technischen Fragen zur Anmeldung und Einreichung
  • Online-Reviewverfahren: differenziertes Rating auf elektronischer Basis, Passwort-geschützt und themenspezifisch
  • Bestätigung an die Autoren und Einordnung der Beiträge in ein dynamisches Programm
  • Ausgabe aller Beiträge sowie Autorenindex für den Abstractband

Hotel­reservierung

Hotel­reservierung

  • Günstige Konditionen
  • Hotelbuchung bei Registrierung
  • Einhaltung der Storno­bedingungen

Technik & Personal

Technik & Personal

  • Individueller Technik­einsatz
  • Moderne Ausstattung
  • Von Dolmetschern bis zu Wach­personal

Hotelreservierung

  • Günstige Konditionen durch Rahmenverträge mit vielen nationalen und internationalen Hotelketten
  • Verhandlung von Hotelzimmerpreisen
  • Bindung von Hotelkontingenten
  • Berücksichtigung von Stornobedingungen und -fristen
  • Bereitstellung aller Informationen an Teilnehmer, Referenten und Sponsoren
  • Hotelbuchung online im Anmeldeprozess

Technik und Personal

  • Organisation und Umsetzung der Veranstaltungstechnik angepasst an Ihre Wünsche und die Gegebenheiten des Veranstaltungsortes
  • Einsatzplanung und Verpflichtung von Personal (Hostessen, Dolmetscher, Sicherheits- und Kontrolldienste, Fotografen, Techniker etc.)
  • Tagungsbüro und Betreuung (modernste technische Ausstattung für reibungslose Neuregistrierung, erfahrene und kompetente mehrsprachige Intercom – Mitarbeiter, Koordination und Überwachung aller Leistungsträger)

Sponsoring & Fach­ausstellungen

Sponsoring & Fachaustellungen

  • Online-Buchung von Ständen
  • Organisation der Austellung
  • Akquise von Sponsoren & Ausstellern

Betreuung vor Ort

Betreuung vor Ort

  • Koordination des Programms
  • Abend- & Rahmen­veranstaltungen
  • Eingangs- & Saalkontrollen

Fach- und Industrie­ausstellungen / Sponsoring

  • Akquise von Ausstellern und Sponsoren
  • Profitieren Sie von unseren engen, oft langjährigen persönlichen Beziehungen zu zahlreichen Firmen
  • Erstellung einer Sponsoren- und Austellerbroschüre
  • Erstellung einer Sponsoren- und Ausstellerliste
  • Vertragsgestaltung, Information, Rechnungslegung
  • Raumplanung / Aufmaß der Ausstellung unter Beachtung feuerpolizeilicher und baulicher Bestimmungen
  • Auf Wunsch Erstellung eines Online-Buchungs-Systems für Ausstellungsflächen
  • Betreuung der Aussteller und Sponsoren vor Ort

Betreuung vor Ort

  • Koordination und Überwachung des kompletten Programmablaufs
  • Planung, Überwachung und Steuerung der Veranstaltungstechnik
  • Einrichtung und Betreuung des Tagungscounters d.h. personelle Besetzung des Registrierungscounters sowie Ausgabe der Namensschilder, Zertifizierungen und Kongressmaterialien
  • Serviceorientierte Betreuung von Teilnehmern, Referenten, Ausstellern und Sponsoren
  • Organisation und Einsatz der Beschilderung des kompletten Veranstaltungsareals
  • Koordination und Überwachung der Transfers, des Caterings usw.
  • Organisation von Eingangs- und Saalkontrollen
  • Organisation und Koordination der Sicherheitsdienste
  • Umsetzung der Abend- und Rahmenveranstaltungen

Nachbereitung

Nachbereitung

  • Dankesbriefe & Abrechnungen
  • Statistische Auswertung
  • Zeitnahe End­abrechnung

Rundum-Organisation

Rundum-Organisation

  • VIP-Services
  • Versicherungs­abschlüsse
  • Gestaltung der Räumlichkeiten

Nachbereitung

  • Aufbereitung und zeitnahe Bereitstellung einer detaillierten Endabrechnung
  • Nachbereitung Referentenmanagement (Dankesbriefe, Reisekostenabrechnung usw.)
  • Nachbereitung Sponsorenmanagement (Dankesbriefe, Abrechnung)
  • Statistische Auswertung (je nach Wunsch zu Teilnehmern, Inhalten, Kosten etc.)
  • Persönliches Abschlussgespräch mit Ihnen

Rundum-Organisation    

  • Organisation der Zertifizierung Ihres Kongresses bei entsprechenden Institutionen
  • Organisation und Feinabstimmung des gesamten Caterings        
  • Organisation von Transportleistungen
  • Abschluss von Versicherungen   
  • V.I.P.-Service (persönliche Betreuung, Chauffeur, Personenschutz etc.)              
  • Organisation von Begleitprogrammen und Einzelevents (Eröffnungsveranstaltung, Gesellschaftsabenden, Empfängen und Referentenessen, Rundfahrten, Führungen, Besichtigungstouren, Out-Door-Aktivitäten, Begleitpersonenprogramme etc.)           
  • Dekoration / Beschilderung (Komplette Gestaltung und Ausstattung der Veranstaltungsräume)
  • Künstlerengagement

Mobil

  • Ein Ansprechpartner über den gesamten Zeitraum der Zusammenarbeit
  • Beratung in Veranstaltungsfragen wie z.B. Ablauf, Veranstaltungsformate, Technik, gastronomische Versorgung, Zusatzveranstaltungen u.ä.
  • Beratung zu gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutz und Compliance) sowie Branchenkodizies (FSA Kodex, MedTech Europe Code of Ethical Business Practice)
  • Erarbeitung eines optimalen Zeitplanes für die Organisation der Veranstaltung
  • Budgetierung des Kongresses, Best-/Worst-case-Scenario zur Darstellung und Eingrenzung möglicher Risiken
  • Separates Bankkonto für jede Veranstaltung
  • Steuerliche Abwicklung der Veranstaltung
  • Keine Vorauszahlung, Vorfinanzierung durch Intercom
  • Kontinuierliche Überwachung des Budgets
  • Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes hinsichtlich erwarteter Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung, Ausstellungsflächen, Programmerfordernissen, Lage und Erreichbarkeit
  • Recherche und Vertragswesen mit allen Dienstleistern (Location, Technik, Catering, Onlinedienste, Transfers, Künstler, Securitiy)
  • Organisation von Zertifizierungen für die Veranstaltung bei entsprechenden Institutionen
  • Abschluss von Versicherungen (Teilnehmerhaftpflicht, Technikversicherung)
  • Anmeldung der Veranstaltung und Einholung von Genehmigungen bei Institutionen und Behörden (Bauamt, Feuerwehr, Polizei, Gewerbeaufsicht etc.)
  • Ein Ansprechpartner über den gesamten Zeitraum der Zusammenarbeit
  • Beratung in allen Veranstaltungsfragen, wie z.B. Ablauf, Veranstaltungsformate, Technik, gastronomische Versorgung, Zusatzveranstaltungen u.ä.
  • Erarbeitung eines optimalen Zeitplanes für die Organisation der Veranstaltung
  • Budgetierung des Kongresses, Best-/Worst-case-Scenario zur Darstellung und Eingrenzung möglicher Risiken
  • Separates Bankkonto für jede Veranstaltung
  • Steuerliche Abwicklung der Veranstaltung
  • Keine Vorauszahlung, Vorfinanzierung durch Intercom
  • Kontinuierliche Überwachung des Budgets
  • Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes hinsichtlich erwarteter Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung, Ausstellungsflächen, Programmerfordernissen, Lage und Erreichbarkeit
  • Recherche und Vertragswesen mit allen Dienstleistern (Location, Technik, Catering, Onlinedienste, Transfers, Künstler, Securitiy)
  • Organisation von Zertifizierungen für die Veranstaltung bei entsprechenden Institutionen
  • Abschluss von Versicherungen (Teilnehmerhaftpflicht, Technikversicherung)
  • Anmeldung der Veranstaltung und Einholung von Genehmigungen bei Institutionen und Behörden (Bauamt, Feuerwehr, Polizei, Gewerbeaufsicht etc.)
  • Erstellung und Pflege der Kongresswebsite im responsive Design (kompertibel für mobile Endgeräte)
    • Domainregistrierung
    • Erstellung der Kongresswebsite individuell angepasst an Ihre Wünsche
    • regelmäßige Aktualisierung der Website
    • Einbindung eines dynamischen Online-Programmes aus dem Abstractsystem
    • Darstellung und Funktionsweise des Online- Programmes als Mobile App
    • „My Programming“ Funktion für die individuelle Kongressplanung jedes Teilnehmers
  • Konzeption, Erstellung und Versand Informationsmedien (Save the Date, Call for Abstract, Vorankündigung, Vorprogramme etc.)
  • Versenden von Newslettern nach inhaltlicher Abstimmung mit Ihnen
  • Konzeption und Erstellung des Tagungsprogrammes und Abstractbandes
  • Bereitstellung der Namensschilder (doppelseitig) und Teilnehmerunterlagen im corporate Desing der Veranstaltung
  • Produktion von Kongresstaschen, USB-Sticks, Schlüsselbändern, Schreibmaterial
  • Beschilderung vor Ort (Plakate, Wegweiser, Übersichtspläne, Banner)
  • Erstellung von Teilnehmerzertifikaten und Teilnehmerbescheinigungen
  • Einrichtung einer bedienerfreundlichen Online-Anmeldung für alle denkbaren Programmpunkte
    • beliebig viele unterschiedliche Teilnehmergebühren / Kategorien
    • zusätzlich buchbare Kurse u.a. wissenschaftliche Veranstaltungen
    • Einsetzbar auch zur Onsite-Registrierung
    • Online-Buchung von Hotelzimmern
    • Zahlung der Teilnehmergebühren per Kreditkarte, Einzugsermächtigung, Überweisung
  • Erstellung und Versand von Rechnungen / Anmeldebestätigungen
  • Individuell mit dem Veranstaltungslogo versehene Rechnungen und Teilnahmebescheinigungen
  • Automatisierter Abgleich von Mitgliedsschaften
  • Uploadfunktion für Bescheinigungen und Ausweise (Arbeitgeberbescheinigungen, Studentenausweiseoder)
  • Flexible Exportmöglichkeit aller Datenbankinhalte nach MS Excel z.B. Teilnehmerlisten
  • Interaktive Teilnehmerliste oder regelmäßiger Versand aktueller Daten zu Ihrer Information
  • Durchgängige Betreuung durch unsere Mitarbeiter, einschließlich Korrespondenz mit den Teilnehmern
  • Buchhaltung, Inkasso der Teilnehmergebühren, Mahnwesen erste Stufe
  • Versand von Einladungen an Referenten in Absprache mit Ihnen
  • Aussendung von organisatorischen, inhaltlichen und technischen Informationen an die Referenten
  • Vertragliche Vereinbarung und Abrechnung über Honorare, Reise- und Hotelkosten
  • Registrierung, Reiseorganisation (Buchung von Flügen, Bahntickets, Hotels, Transfers) inkl. personenbezogener Abrechnung über unser In-House Reisebüro LCC
  • Abstract Handling
  • Counter zum Check und Upload der Präsentationen on-site
  • Einrichtung eines individualisierten Abstractportals
  • Ein Assistent führt die Autoren sicher durch den Prozess der Abstracteinreichung. Selbsterklärende Ansichten garantieren eine einfache Einreichung. Autoren können sich jederzeit erneut im System anmelden, den Abstract bis zur Deadline bearbeiten oder weitere Beiträge hinzufügen.
  • Support bei technischen Fragen zur Anmeldung und Einreichung
  • Online-Reviewverfahren: differenziertes Rating auf elektronischer Basis, passwortgeschützt und themenspezifisch
  • Bestätigung an die Autoren und Einordnung der Beiträge in ein dynamisches Programm
  • Ausgabe aller Beiträge sowie Autorenindex für den Abstractband
  • Modul für ein dynamisches Online-Programms für Ihre Website
  • Einbindung einer „My Programming“ Funktion als Mobile App für die individuelle Veranstaltungsplanung
  • Planung der Posterpräsentation / Behegung
  • Uploadfunktion und Programm für digitale Posteraustellungen – Smart Poster
  • Modul für Visaletter-Versand
  • Günstige Konditionen durch Rahmenverträge mit vielen nationalen und internationalen Hotelketten
  • Verhandlung von Hotelzimmerpreisen
  • Bindung von Hotelkontingenten
  • Berücksichtigung von Stornobedingungen und -fristen
  • Bereitstellung aller Informationen an Teilnehmer, Referenten und Sponsoren
  • Hotelbuchung online im Anmeldeprozess
  • Organisation und Umsetzung der Veranstaltungstechnik angepasst an Ihre Wünsche und die Gegebenheiten des Veranstaltungsortes
  • Einsatzplanung und Verpflichtung von Personal (Hostessen, Dolmetscher, Sicherheits- und Kontrolldienste, Fotografen, Techniker etc.)
  • Tagungsbüro und Betreuung (modernste technische Ausstattung für reibungslose Neuregistrierung, erfahrene und kompetente mehrsprachige Intercom–Mitarbeiter, Koordination und Überwachung aller Leistungsträger)
  • Akquise von Ausstellern und Sponsoren
  • Profitieren Sie von unseren engen, oft langjährigen persönlichen Beziehungen zu zahlreichen Firmen
  • Erstellung einer Sponsoren- und Austellerbroschüre
  • Erstellung einer Sponsoren- und Ausstellerliste
  • Auf Wunsch Erstellung eines Online-Buchungs-Systems für Ausstellungsflächen und Sponsoringmöglichkeiten
  • Vertragsgestaltung, Information, Rechnungslegung
  • Kommunikation mit allen Ausstellern und Sponsoren
  • Raumplanung / Aufmaß der Ausstellung unter Beachtung feuerpolizeilicher und baulicher Bestimmungen
  • Erstellung und Versand von detaillierten Ausstellerinformationen zu Anreise, Aufbau, Logistik, Standfläche und Abbau
  • Betreuung der Aussteller und Sponsoren vor Ort
  • Koordination und Überwachung des kompletten Programmablaufs
  • Planung, Überwachung und Steuerung der Veranstaltungstechnik
  • Einrichtung und Betreuung des Tagungscounters d.h. personelle Besetzung des Registrierungscounters sowie Ausgabe der Namensschilder, Zertifizierungen und Kongressmaterialien
  • Serviceorientierte Betreuung von Teilnehmern, Referenten, Ausstellern und Sponsoren
  • Organisation und Einsatz der Beschilderung des kompletten Veranstaltungsareals
  • Koordination und Überwachung der Transfers, des Caterings usw.
  • Organisation von Eingangs- und Saalkontrollen
  • Organisation und Koordination der Sicherheitsdienste
  • Umsetzung der Abend- und Rahmenveranstaltungen
  • Aufbereitung und zeitnahe Bereitstellung einer detaillierten Endabrechnung
  • Nachbereitung Referentenmanagement (Dankesbriefe, Reisekostenabrechnung usw.)
  • Nachbereitung Sponsorenmanagement (Dankesbriefe, Abrechnung)
  • Statistische Auswertung (je nach Wunsch zu Teilnehmern, Inhalten, Kosten etc.)
  • Persönliches Abschlussgespräch mit Ihnen
  • Planung und Organisation von Social Events (Get together, Festabende, Exkursionen, Referenten-Empfänge)
  • Recherche und Organisation von Locations inkl. Preisvergleich
  • Planung des Caterings
  • Dekoration / Beschilderung (Komplette Gestaltung und Ausstattung der Veranstaltungsräume)
  • Künstlerengagement
  • Organisation von Transportleistungen
  • V.I.P.-Service (persönliche Betreuung, Chauffeur, Personenschutz etc.)        
  • Organisation von Begleitprogrammen (Rundfahrten, Führungen, Besichtigungstouren, Out-Door-Aktivitäten etc.)          
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