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Was können Sie von uns erwarten?
Zu Beginn eines Projektes ermitteln wir gemeinsam Ihre Ziele und helfen Ihnen bei deren Umsetzung. Während des Projektes beraten wir Sie kontinuierlich, weisen Sie auf kritische Punkte hin und informieren Sie über die Arbeitsfortschritte. Nach der Veranstaltung nehmen wir uns gern Zeit für ein gegenseitiges Feedback. Während des gesamten Prozesses haben Sie einen festen Ansprechpartner, der für alle Bereiche Ihrer Veranstaltung verantwortlich ist – unterstützt von einem erfahrenen Team.
Wir erbringen unsere Dienstleistung zu fairen Konditionen und ohne den oftmals üblichen „Agentur-Wind“. Damit Sie Zeit haben, sich ganz auf Ihre Inhalte sowie den persönlichen Kontakt zu Ihrer Zielgruppe zu konzentrieren.
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Unterstützung zur Bewerbung
Unterstützung zur Bewerbung
- Für den Veranstalter kostenfrei
- Erstellen von Präsentationen
- Vergleich vorn Veranstaltungsorten
Beratung, Konzeption & Planung
Beratung, Konzeption & Planung
- Überwachung des Budgets
- Erarbeitung des optimalen Zeitplans
Virtuelle Veranstaltungsformate
Virtuelle Veranstaltungsformate
- Verschiedene virtuelle Formate
- Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Portalen
- Eigenes Fortbildungsportal
Information, Werbung & Drucksachen
Information, Werbung & Drucksachen
- Entwicklung der Kongresswebsite
- Konzeption Erstellung Produktion & Versand von Flyern
- Erstellung von Namenschildern
Unterstützung bei der Bewerbung um Kongresse
- kostenfrei – unabhängig vom Erfolg bei der Bewerbung / die Zusammenbarbeit im Erfolgsfall setzen wir voraus
- Erstellen von Präsentationen
- Variantenvergleich möglicher Veranstaltungsorte
- Prüfung kostenfreier bzw. -günstiger Vorreisen für Entscheidungsträger
- Erläuterung möglicher Vertragsvarianten sowie Diskussion steuerlicher Fragen
Beratung, Konzeption und Planung
- Ein Ansprechpartner über den gesamten Zeitraum der Zusammenarbeit
- Beratung in Veranstaltungsfragen wie z.B. Veranstaltungsformat (Präsenz, virtuell, hybrid), Ablauf, Technik, gastronomische Versorgung, Zusatzveranstaltungen u.ä.
- Beratung zu gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutz und Compliance) sowie Branchenkodizies (FSA Kodex, MedTech Europe Code of Ethical Business Practice)
- Erarbeitung eines optimalen Zeitplanes für die Organisation der Veranstaltung
- Budgetierung des Kongresses, Best-/Worst-case-Scenario zur Darstellung und Eingrenzung möglicher Risiken
- Separates Bankkonto für jede Veranstaltung
- Steuerliche Abwicklung der Veranstaltung
- Keine Vorauszahlung, Vorfinanzierung durch Intercom
- Kontinuierliche Überwachung des Budgets
- Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes hinsichtlich erwarteter Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung, Ausstellungsflächen, Programmerfordernissen, Lage und Erreichbarkeit
- Recherche und Vertragswesen mit allen Dienstleistern (Location, Technik, Catering, Onlinedienste, Transfers, Künstler, Securitiy)
- Organisation von Zertifizierungen für die Veranstaltung bei entsprechenden Institutionen
- Abschluss von Versicherungen (Teilnehmerhaftpflicht, Technikversicherung)
- Anmeldung der Veranstaltung und Einholung von Genehmigungen bei Institutionen und Behörden (Bauamt, Feuerwehr, Polizei, Gewerbeaufsicht etc.)
Virtuelle Veranstaltungsformate
- Verschiedene virtuelle Formate (Kongresse, Mitgliederveranstaltungen, Workshops, Messen, Soziale Events)
- Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Portalen
- Eigenes Fortbildungsportal: Für eine professionelle Präsenz Ihrer Fortbildung im Internet fehlt Ihnen eine Veranstaltungswebsite? Auf unserem eigenen Fortbildungsportal (www.fortbildungsportal.org) haben Sie die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung zu platzieren und somit Informationen, Programm, Teilnehmerregistrierung, Sponsoren und vieles mehr für Ihre Zielgruppe sichtbar zu machen.
Information, Werbung, Drucksachen
- Erstellung und Pflege der Kongresswebsite im responsive Design (kompertibel für mobile Endgeräte)
- Domainregistrierung
- Erstellung der Kongresswebsite individuell angepasst an Ihre Wünsche
- regelmäßige Aktualisierung der Website
- Einbindung eines dynamischen Online-Programmes aus dem Abstractsystem
- Darstellung und Funktionsweise des Online-Programmes als Mobile App
- „My Programming“ Funktion für die individuelle Kongressplanung jedes Teilnehmers
- Konzeption, Erstellung und Versand Informationsmedien (Save the Date, Call for Abstract, Vorankündigung, Vorprogramme etc.)
- Professionelle Erstellung von Newslettern mit White-Label Funktion
- Versenden von Newslettern nach inhaltlicher Abstimmung mit Ihnen
- Konzeption und Erstellung des Tagungsprogrammes und Abstractbandes
- Bereitstellung der Namensschilder (doppelseitig) und Teilnehmerunterlagen im corporate Desing der Veranstaltung
- Produktion von Kongresstaschen, USB-Sticks, Schlüsselbändern, Schreibmaterial
- Beschilderung vor Ort (Plakate, Wegweiser, Übersichtspläne, Banner)
- Erstellung von Teilnehmerzertifikaten und Teilnehmerbescheinigungen
Online-Registrierung
Online-Registrierungen
- Automatische Rechnungserstellung
- Einbindung von Zahlungsmöglichkeiten
- Interaktive Teilnehmerlisten
Referentenmanagement
Referentenmanagement
- Versand von Einladungen
- Rechnungsstellung & Abwicklung
- Reiseorganisation
Abstractmanagment
Abstractmanagement
- Individuelles Abstractportal
- Assistierte Abstracteinreichung
- Online-Reviewverfahren
Recherche, Angebots- & Vertragswesen
Recherche, Angebots- & Vertragswesen
- Hotelbuchungen
- Personalplanung
- Catering- und Technik-organisation
Online-Registrierung der Teilnehmer
- Einrichtung einer bedienerfreundlichen Online-Anmeldung für alle denkbaren Programmpunkte
- beliebig viele unterschiedliche Teilnehmergebühren / Kategorien
- zusätzlich buchbare Kurse u.a. wissenschaftliche Veranstaltungen
- Einsetzbar auch zur Onsite-Registrierung
- Online-Buchung von Hotelzimmern
- Zahlung der Teilnehmergebühren per Kreditkarte, Einzugsermächtigung, Überweisung
- Erstellung und Versand von Rechnungen / Anmeldebestätigungen
- Individuell mit dem Veranstaltungslogo versehene Rechnungen und Teilnahmebescheinigungen
- Automatisierter Abgleich von Mitgliedsschaften
- Uploadfunktion für Bescheinigungen und Ausweise (Arbeitgeberbescheinigungen, Studentenausweiseoder)
- Flexible Exportmöglichkeit aller Datenbankinhalte nach MS Excel z.B. Teilnehmerlisten
- Interaktive Teilnehmerliste oder regelmäßiger Versand aktueller Daten zu Ihrer Information
- Durchgängige Betreuung durch unsere Mitarbeiter, einschließlich Korrespondenz mit den Teilnehmern
- Buchhaltung, Inkasso der Teilnehmergebühren, Mahnwesen erste Stufe
Referentenmanagement
- Versand von Einladungen an Referenten in Absprache mit Ihnen
- Aussendung von organisatorischen, inhaltlichen und technischen Informationen an die Referenten
- Vertragliche Vereinbarung und Abrechnung über Honorare, Reise- und Hotelkosten
- Registrierung, Reiseorganisation (Buchung von Flügen, Bahntickets, Hotels, Transfers) inkl. personenbezogener Abrechnung über unser In-House Reisebüro LCC
- Abstract Handling
- Counter zum Check und Upload der Präsentationen on-site
- Referentenbriefing für digitale Veranstaltungen (Technische Hinweise und Voraussetzungen, Erklärungen zu pre-recorded Vorträgen, persönlicher Technik-Check)
Modernes Abstractmanagementsystem
- Einrichtung eines individualisierten Abstractportals
- Ein Assistent führt die Autoren sicher durch den Prozess der Abstracteinreichung. Selbsterklärende Ansichten garantieren eine einfache Einreichung. Autoren können sich jederzeit erneut im System anmelden, den Abstract bis zur Deadline bearbeiten oder weitere Beiträge hinzufügen.
- Support bei technischen Fragen zur Anmeldung und Einreichung
- Online-Reviewverfahren: differenziertes Rating auf elektronischer Basis, passwortgeschützt und themenspezifisch
- Bestätigung an die Autoren und Einordnung der Beiträge in ein dynamisches Programm
- Ausgabe aller Beiträge sowie Autorenindex für den Abstractband
- Modul für ein dynamisches Online-Programms für Ihre Website
- Einbindung einer „My Programming“ Funktion als Mobile App für die individuelle Veranstaltungsplanung
- Planung der Posterpräsentation / Behegung
- Uploadfunktion und Programm für digitale Posteraustellungen – Smart Poster
- Modul für den Visaletter-Versand
Recherche, Angebots- & Vertragswesen
- Günstige Konditionen durch Rahmenverträge mit vielen nationalen und internationalen Hotelketten
- Verhandlung von Hotelzimmerpreisen und Bindung von Hotelkontingenten
- Berücksichtigung von Stornobedingungen und -fristen
- Bereitstellung aller Informationen an Teilnehmer, Referenten und Sponsoren
- Hotelbuchung online im Anmeldeprozess
- Organisation und Umsetzung der Veranstaltungstechnik angepasst an Ihre Wünsche und die Gegebenheiten des Veranstaltungsortes
- Einsatzplanung und Verpflichtung von Personal (Hostessen, Dolmetscher, Sicherheits- und Kontrolldienste, Fotografen, Techniker etc.)
- Tagungsbüro und Betreuung (modernste technische Ausstattung für reibungslose Neuregistrierung, erfahrene und kompetente mehrsprachige Intercom–Mitarbeiter, Koordination und Überwachung aller Leistungsträger)
- Recherche und Organisation inkl. Preisvergleich von Cateringangeboten
Fach- und Industrieausstellung / Sponsoring
Fach- und Industrieausstellungen / Sponsoring
- Online-Buchung von Ständen
- Organisation der Austellung
- Akquise von Sponsoren & Ausstellern
Betreuung während der Veranstaltung
Betreuung während der Veranstaltung
- Ansprechpartner für Teilnehmer, Referenten und Dienstleister
- Koordination des Programms
- Abend- & Rahmenveranstaltungen
Nachbereitung
Nachbereitung
- Dankesbriefe, Zertifikate & Abrechnungen
- Statistische Auswertung
- Zeitnahe Endabrechnung
Rundum-Organisation & Social Events
Rundum-Organisation & Social Events
- Get together, Festabende, Exkursionen
- V.I.P.-Service
- Organisation von Begleitprogrammen
Fach- und Industrieausstellungen / Sponsoring
- Beratung von Veranstaltungsformaten (Präsent, Digital oder Hybrid)
- Akquise von Ausstellern und Sponsoren
- Profitieren Sie von unseren engen, oft langjährigen persönlichen Beziehungen zu zahlreichen Firmen
- Erstellung einer Sponsoren- und Austellerbroschüre
- Erstellung einer Sponsoren- und Ausstellerliste
- Auf Wunsch Erstellung eines Online-Buchungs-Systems für Ausstellungsflächen und Sponsoringmöglichkeiten
- Vertragsgestaltung, Information, Rechnungslegung
- Kommunikation mit allen Ausstellern und Sponsoren
- Raumplanung / Aufmaß der Ausstellung unter Beachtung feuerpolizeilicher und baulicher Bestimmungen
- Erstellung und Versand von detaillierten Ausstellerinformationen zu Anreise, Aufbau, Standfläche bzw. Standpaket für virtuelle Werbeflächen, Videochat und Terminbuchungen
- Betreuung der Aussteller und Sponsoren während der Veranstaltung
Betreuung während der Veranstaltung
Präsenz
- Koordination und Überwachung des kompletten Programmablaufs
- Planung, Überwachung und Steuerung der Veranstaltungstechnik
- Einrichtung und Betreuung des Tagungscounters d.h. personelle Besetzung des Registrierungscounters sowie Ausgabe der Namensschilder, Zertifizierungen und Kongressmaterialien
- Organisation und Einsatz der Beschilderung des kompletten Veranstaltungsareals
- Koordination und Überwachung der Transfers, des Caterings, der Dienstleister und der Hostessen
- Organisation von Eingangs- und Saalkontrollen sowie Koordination der Sicherheitsdienste
- Umsetzung der Abend- und Rahmenveranstaltungen
Virtuell
- Koordination und Überwachung des kompletten virtuellen Programmablaufs
- Betreuung des Teilnehmer Desk d.h. Ansprechpartner bei Fragen zu technischen Voraussetzungen, Login Informationen und Rückfragen zum Programm für Teilnehmer, Referenten und Sponsoren
- Branding & Ausschilderung der Veranstaltungsplattform
Nachbereitung
- Aufbereitung und zeitnahe Bereitstellung einer detaillierten Endabrechnung
- Nachbereitung Referentenmanagement (Dankesbriefe, Reisekostenabrechnung usw.)
- Erstellung und Versand von Teilnehmerzertifikaten
- Nachbereitung Sponsorenmanagement (Dankesbriefe, Abrechnung)
- Umfragetool für Teilnehmerzufriedenheit mit statistischer Auswertung
- Statistische Auswertung (je nach Wunsch zu Teilnehmern, Inhalten, Kosten etc.)
- Persönliches Abschlussgespräch mit Ihnen
Rundum-Organisation und Social Events
- Planung und Organisation von Social Events (Get together, Festabende, Exkursionen, Referenten-Empfänge)
- Recherche und Organisation von Locations inkl. Preisvergleich, Caterings, Technik, Transport oder einer virtuellen Veranstaltungsplattform
- Dekoration / Beschilderung / Branding (komplette Gestaltung und Ausstattung der Veranstaltungsräume oder der digitalen Plattform)
- Künstlerengagement
- V.I.P.-Service (persönliche Betreuung, Chauffeur, Personenschutz etc.)
- Organisation von Begleitprogrammen (Rundfahrten, Führungen, Besichtigungstouren für Präsenz- oder virtuelle Veranstaltungen)
Tablet
Unterstützung zur Bewerbung
Unterstützung zur Bewerbung
- Für den Veranstalter kostenfrei
- Erstellen von Präsentationen
- Vergleich vorn Veranstaltungsorten
Beratung, Konzeption & Planung
Beratung, Konzeption & Planung
- Überwachung des Budgets
- Erarbeitung des optimalen Zeitplans
Unterstützung bei der Bewerbung um Kongresse
- kostenfrei – unabhängig vom Erfolg bei der Bewerbung / die Zusammenbarbeit im Erfolgsfall setzen wir voraus
- Erstellen von Präsentationen
- Variantenvergleich möglicher Veranstaltungsorte
- Prüfung kostenfreier bzw. -günstiger Vorreisen für Entscheidungsträger
- Erläuterung möglicher Vertragsvarianten sowie Diskussion steuerlicher Fragen
Beratung, Konzeption und Planung
- Ein Ansprechpartner über den gesamten Zeitraum der Zusammenarbeit
- Beratung in Veranstaltungsfragen wie z.B. Veranstaltungsformat (Präsenz, virtuell, hybrid), Ablauf, Technik, gastronomische Versorgung, Zusatzveranstaltungen u.ä.
- Beratung zu gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutz und Compliance) sowie Branchenkodizies (FSA Kodex, MedTech Europe Code of Ethical Business Practice)
- Erarbeitung eines optimalen Zeitplanes für die Organisation der Veranstaltung
- Budgetierung des Kongresses, Best-/Worst-case-Scenario zur Darstellung und Eingrenzung möglicher Risiken
- Separates Bankkonto für jede Veranstaltung
- Steuerliche Abwicklung der Veranstaltung
- Keine Vorauszahlung, Vorfinanzierung durch Intercom
- Kontinuierliche Überwachung des Budgets
- Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes hinsichtlich erwarteter Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung, Ausstellungsflächen, Programmerfordernissen, Lage und Erreichbarkeit
- Recherche und Vertragswesen mit allen Dienstleistern (Location, Technik, Catering, Onlinedienste, Transfers, Künstler, Securitiy)
- Organisation von Zertifizierungen für die Veranstaltung bei entsprechenden Institutionen
- Abschluss von Versicherungen (Teilnehmerhaftpflicht, Technikversicherung)
- Anmeldung der Veranstaltung und Einholung von Genehmigungen bei Institutionen und Behörden (Bauamt, Feuerwehr, Polizei, Gewerbeaufsicht etc.)
Virtuelle Veranstaltungsformate
Virtuelle Veranstaltungsformate
- Verschiedene virtuelle Formate
- Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Portalen
- Eigenes Fortbildungsportal
Information, Werbung & Drucksachen
Information, Werbung & Drucksachen
- Entwicklung der Kongresswebsite
- Konzeption Erstellung Produktion & Versand von Flyern
- Erstellung von Namenschildern
Virtuelle Veranstaltungsformate
- Verschiedene virtuelle Formate (Kongress, Mitgliederveranstaltung, Workshops, Messe, Soziale Events)
- Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Portalen
- Eigenes Fortbildungsportal
Information, Werbung, Drucksachen
- Erstellung und Pflege der Kongresswebsite im responsive Design (kompertibel für mobile Endgeräte)
- Domainregistrierung
- Erstellung der Kongresswebsite individuell angepasst an Ihre Wünsche
- regelmäßige Aktualisierung der Website
- Einbindung eines dynamischen Online-Programmes aus dem Abstractsystem
- Darstellung und Funktionsweise des Online-Programmes als Mobile App
- „My Programming“ Funktion für die individuelle Kongressplanung jedes Teilnehmers
- Konzeption, Erstellung und Versand Informationsmedien (Save the Date, Call for Abstract, Vorankündigung, Vorprogramme etc.)
- Versenden von Newslettern nach inhaltlicher Abstimmung mit Ihnen
- Konzeption und Erstellung des Tagungsprogrammes und Abstractbandes
- Bereitstellung der Namensschilder (doppelseitig) und Teilnehmerunterlagen im corporate Desing der Veranstaltung
- Produktion von Kongresstaschen, USB-Sticks, Schlüsselbändern, Schreibmaterial
- Beschilderung vor Ort (Plakate, Wegweiser, Übersichtspläne, Banner)
- Erstellung von Teilnehmerzertifikaten und Teilnehmerbescheinigungen
Online-Registrierung
Online-Registrierungen
- Automatische Rechnungserstellung
- Einbindung von Zahlungsmöglichkeiten
- Interaktive Teilnehmerlisten
Referentenmanagement
Referentenmanagement
- Versand von Einladungen
- Rechnungsstellung & Abwicklung
- Reiseorganisation
Online-Registrierung der Teilnehmer
- Einrichtung einer bedienerfreundlichen Online-Anmeldung für alle denkbaren Programmpunkte
- beliebig viele unterschiedliche Teilnehmergebühren / Kategorien
- zusätzlich buchbare Kurse u.a. wissenschaftliche Veranstaltungen
- Einsetzbar auch zur Onsite-Registrierung
- Online-Buchung von Hotelzimmern
- Zahlung der Teilnehmergebühren per Kreditkarte, Einzugsermächtigung, Überweisung
- Erstellung und Versand von Rechnungen / Anmeldebestätigungen
- Individuell mit dem Veranstaltungslogo versehene Rechnungen und Teilnahmebescheinigungen
- Automatisierter Abgleich von Mitgliedsschaften
- Uploadfunktion für Bescheinigungen und Ausweise (Arbeitgeberbescheinigungen, Studentenausweiseoder)
- Flexible Exportmöglichkeit aller Datenbankinhalte nach MS Excel z.B. Teilnehmerlisten
- Interaktive Teilnehmerliste oder regelmäßiger Versand aktueller Daten zu Ihrer Information
- Durchgängige Betreuung durch unsere Mitarbeiter, einschließlich Korrespondenz mit den Teilnehmern
- Buchhaltung, Inkasso der Teilnehmergebühren, Mahnwesen erste Stufe
Referentenmanagement
- Versand von Einladungen an Referenten in Absprache mit Ihnen
- Aussendung von organisatorischen, inhaltlichen und technischen Informationen an die Referenten
- Vertragliche Vereinbarung und Abrechnung über Honorare, Reise- und Hotelkosten
- Registrierung, Reiseorganisation (Buchung von Flügen, Bahntickets, Hotels, Transfers) inkl. personenbezogener Abrechnung über unser In-House Reisebüro LCC
- Abstract Handling
- Counter zum Check und Upload der Präsentationen on-site
- Referentenbriefing für digitale Veranstaltungen (Technische Hinweise und Voraussetzungen, Erklärungen zu pre-recorded Vorträgen, persönlicher Technik-Check)
Abstractmanagment
Abstractmanagement
- Individuelles Abstractportal
- Assistierte Abstracteinreichung
- Online-Reviewverfahren
Hotelreservierung
Hotelreservierung
- Günstige Konditionen
- Hotelbuchung bei Registrierung
- Einhaltung der Stornobedingungen
Modernes Abstractmanagementsystem
- Einrichtung eines individualisierten Abstractportals
- Ein Assistent führt die Autoren sicher durch den Prozess der Abstracteinreichung. Selbsterklärende Ansichten garantieren eine einfache Einreichung. Autoren können sich jederzeit erneut im System anmelden, den Abstract bis zur Deadline bearbeiten oder weitere Beiträge hinzufügen.
- Support bei technischen Fragen zur Anmeldung und Einreichung
- Online-Reviewverfahren: differenziertes Rating auf elektronischer Basis, passwortgeschützt und themenspezifisch
- Bestätigung an die Autoren und Einordnung der Beiträge in ein dynamisches Programm
- Ausgabe aller Beiträge sowie Autorenindex für den Abstractband
- Modul für ein dynamisches Online-Programms für Ihre Website
- Einbindung einer „My Programming“ Funktion als Mobile App für die individuelle Veranstaltungsplanung
- Planung der Posterpräsentation / Behegung
- Uploadfunktion und Programm für digitale Posteraustellungen – Smart Poster
- Modul für den Visaletter-Versand
Hotelreservierung
- Günstige Konditionen durch Rahmenverträge mit vielen nationalen und internationalen Hotelketten
- Verhandlung von Hotelzimmerpreisen
- Bindung von Hotelkontingenten
- Berücksichtigung von Stornobedingungen und -fristen
- Bereitstellung aller Informationen an Teilnehmer, Referenten und Sponsoren
- Hotelbuchung online im Anmeldeprozess
Fach- und Industrieausstellung / Sponsoring
Fach- und Industrieausstellungen / Sponsoring
- Online-Buchung von Ständen
- Organisation der Austellung
- Akquise von Sponsoren & Ausstellern
Betreuung während der Veranstaltung
Betreuung während der Veranstaltung
- Ansprechpartner für Teilnehmer, Referenten und Dienstleister
- Koordination des Programms
- Abend- & Rahmenveranstaltungen
Fach- und Industrieausstellungen / Sponsoring
- Beratung von Veranstaltungsformat (Präsent, Digital oder Hybrid)
- Akquise von Ausstellern und Sponsoren
- Profitieren Sie von unseren engen, oft langjährigen persönlichen Beziehungen zu zahlreichen Firmen
- Erstellung einer Sponsoren- und Austellerbroschüre
- Erstellung einer Sponsoren- und Ausstellerliste
- Auf Wunsch Erstellung eines Online-Buchungs-Systems für Ausstellungsflächen und Sponsoringmöglichkeiten
- Vertragsgestaltung, Information, Rechnungslegung
- Kommunikation mit allen Ausstellern und Sponsoren
- Raumplanung / Aufmaß der Ausstellung unter Beachtung feuerpolizeilicher und baulicher Bestimmungen
- Erstellung und Versand von detaillierten Ausstellerinformationen zu Anreise, Aufbau, Standfläche bzw. Standpaket für virtuelle Werbeflächen, Videochat und Terminbuchungen
- Betreuung der Aussteller und Sponsoren während der Veranstaltung
Betreuung während der Veranstaltung
Präsenz
- Koordination und Überwachung des kompletten Programmablaufs
- Planung, Überwachung und Steuerung der Veranstaltungstechnik
- Einrichtung und Betreuung des Tagungscounters d.h. personelle Besetzung des Registrierungscounters sowie Ausgabe der Namensschilder, Zertifizierungen und Kongressmaterialien
- Organisation und Einsatz der Beschilderung des kompletten Veranstaltungsareals
- Koordination und Überwachung der Transfers, des Caterings, der Dienstleister und der Hostessen
- Organisation von Eingangs- und Saalkontrollen sowie Koordination der Sicherheitsdienste
- Umsetzung der Abend- und Rahmenveranstaltungen
Virtuell
- Koordination und Überwachung des kompletten virtuellen Programmablaufs
- Betreuung des Teilnehmer Desk d.h. Ansprechpartner bei Fragen zu technischen Voraussetzungen, Login Informationen und Rückfragen zum Programm für Teilnehmer, Referenten und Sponsoren
- Branding & Ausschilderung der Veranstaltungsplattform
Nachbereitung
Nachbereitung
- Dankesbriefe, Zertifikate & Abrechnungen
- Statistische Auswertung
- Zeitnahe Endabrechnung
Rundum-Organisation & Social Events
Rundum-Organisation & Social Events
- Get together, Festabende, Exkursionen
- V.I.P.-Service
- Organisation von Begleitprogrammen
Nachbereitung
- Aufbereitung und zeitnahe Bereitstellung einer detaillierten Endabrechnung
- Nachbereitung Referentenmanagement (Dankesbriefe, Reisekostenabrechnung usw.)
- Erstellung und Versand von Teilnehmerzertifikaten
- Nachbereitung Sponsorenmanagement (Dankesbriefe, Abrechnung)
- Umfragetool für Teilnehmerzufriedenheit mit statistischer Auswertung
- Statistische Auswertung (je nach Wunsch zu Teilnehmern, Inhalten, Kosten etc.)
- Persönliches Abschlussgespräch mit Ihnen
Rundum-Organisation und Social Events
- Planung und Organisation von Social Events (Get together, Festabende, Exkursionen, Referenten-Empfänge)
- Recherche und Organisation von Locations inkl. Preisvergleich, Caterings, Technik, Transport oder einer virtuellen Veranstaltungsplattform
- Dekoration / Beschilderung / Branding (komplette Gestaltung und Ausstattung der Veranstaltungsräume oder der digitalen Plattform)
- Künstlerengagement
- V.I.P.-Service (persönliche Betreuung, Chauffeur, Personenschutz etc.)
- Organisation von Begleitprogrammen (Rundfahrten, Führungen, Besichtigungstouren für Präsenz- oder virtuelle Veranstaltungen)
Mobil
- Ein Ansprechpartner über den gesamten Zeitraum der Zusammenarbeit
- Beratung in Veranstaltungsfragen wie z.B. Ablauf, Veranstaltungsformate, Technik, gastronomische Versorgung, Zusatzveranstaltungen u.ä.
- Beratung zu gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutz und Compliance) sowie Branchenkodizies (FSA Kodex, MedTech Europe Code of Ethical Business Practice)
- Erarbeitung eines optimalen Zeitplanes für die Organisation der Veranstaltung
- Budgetierung des Kongresses, Best-/Worst-case-Scenario zur Darstellung und Eingrenzung möglicher Risiken
- Separates Bankkonto für jede Veranstaltung
- Steuerliche Abwicklung der Veranstaltung
- Keine Vorauszahlung, Vorfinanzierung durch Intercom
- Kontinuierliche Überwachung des Budgets
- Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes hinsichtlich erwarteter Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung, Ausstellungsflächen, Programmerfordernissen, Lage und Erreichbarkeit
- Recherche und Vertragswesen mit allen Dienstleistern (Location, Technik, Catering, Onlinedienste, Transfers, Künstler, Securitiy)
- Organisation von Zertifizierungen für die Veranstaltung bei entsprechenden Institutionen
- Abschluss von Versicherungen (Teilnehmerhaftpflicht, Technikversicherung)
- Anmeldung der Veranstaltung und Einholung von Genehmigungen bei Institutionen und Behörden (Bauamt, Feuerwehr, Polizei, Gewerbeaufsicht etc.)
- Ein Ansprechpartner über den gesamten Zeitraum der Zusammenarbeit
- Beratung in allen Veranstaltungsfragen, wie z.B. Ablauf, Veranstaltungsformate, Technik, gastronomische Versorgung, Zusatzveranstaltungen u.ä.
- Erarbeitung eines optimalen Zeitplanes für die Organisation der Veranstaltung
- Budgetierung des Kongresses, Best-/Worst-case-Scenario zur Darstellung und Eingrenzung möglicher Risiken
- Separates Bankkonto für jede Veranstaltung
- Steuerliche Abwicklung der Veranstaltung
- Keine Vorauszahlung, Vorfinanzierung durch Intercom
- Kontinuierliche Überwachung des Budgets
- Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes hinsichtlich erwarteter Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung, Ausstellungsflächen, Programmerfordernissen, Lage und Erreichbarkeit
- Recherche und Vertragswesen mit allen Dienstleistern (Location, Technik, Catering, Onlinedienste, Transfers, Künstler, Securitiy)
- Organisation von Zertifizierungen für die Veranstaltung bei entsprechenden Institutionen
- Abschluss von Versicherungen (Teilnehmerhaftpflicht, Technikversicherung)
- Anmeldung der Veranstaltung und Einholung von Genehmigungen bei Institutionen und Behörden (Bauamt, Feuerwehr, Polizei, Gewerbeaufsicht etc.)
- Verschiedene virtuelle Formate (Kongress, Mitgliederveranstaltung, Workshops, Messe, Soziale Events)
- Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Portalen
- Eigenes Fortbildungsportal
- Erstellung und Pflege der Kongresswebsite im responsive Design (kompertibel für mobile Endgeräte)
- Domainregistrierung
- Erstellung der Kongresswebsite individuell angepasst an Ihre Wünsche
- regelmäßige Aktualisierung der Website
- Einbindung eines dynamischen Online-Programmes aus dem Abstractsystem
- Darstellung und Funktionsweise des Online- Programmes als Mobile App
- „My Programming“ Funktion für die individuelle Kongressplanung jedes Teilnehmers
- Konzeption, Erstellung und Versand Informationsmedien (Save the Date, Call for Abstract, Vorankündigung, Vorprogramme etc.)
- Versenden von Newslettern nach inhaltlicher Abstimmung mit Ihnen
- Konzeption und Erstellung des Tagungsprogrammes und Abstractbandes
- Bereitstellung der Namensschilder (doppelseitig) und Teilnehmerunterlagen im corporate Desing der Veranstaltung
- Produktion von Kongresstaschen, USB-Sticks, Schlüsselbändern, Schreibmaterial
- Beschilderung vor Ort (Plakate, Wegweiser, Übersichtspläne, Banner)
- Erstellung von Teilnehmerzertifikaten und Teilnehmerbescheinigungen
- Einrichtung einer bedienerfreundlichen Online-Anmeldung für alle denkbaren Programmpunkte
- beliebig viele unterschiedliche Teilnehmergebühren / Kategorien
- zusätzlich buchbare Kurse u.a. wissenschaftliche Veranstaltungen
- Einsetzbar auch zur Onsite-Registrierung
- Online-Buchung von Hotelzimmern
- Zahlung der Teilnehmergebühren per Kreditkarte, Einzugsermächtigung, Überweisung
- Erstellung und Versand von Rechnungen / Anmeldebestätigungen
- Individuell mit dem Veranstaltungslogo versehene Rechnungen und Teilnahmebescheinigungen
- Automatisierter Abgleich von Mitgliedsschaften
- Uploadfunktion für Bescheinigungen und Ausweise (Arbeitgeberbescheinigungen, Studentenausweiseoder)
- Flexible Exportmöglichkeit aller Datenbankinhalte nach MS Excel z.B. Teilnehmerlisten
- Interaktive Teilnehmerliste oder regelmäßiger Versand aktueller Daten zu Ihrer Information
- Durchgängige Betreuung durch unsere Mitarbeiter, einschließlich Korrespondenz mit den Teilnehmern
- Buchhaltung, Inkasso der Teilnehmergebühren, Mahnwesen erste Stufe
- Versand von Einladungen an Referenten in Absprache mit Ihnen
- Aussendung von organisatorischen, inhaltlichen und technischen Informationen an die Referenten
- Vertragliche Vereinbarung und Abrechnung über Honorare, Reise- und Hotelkosten
- Registrierung, Reiseorganisation (Buchung von Flügen, Bahntickets, Hotels, Transfers) inkl. personenbezogener Abrechnung über unser In-House Reisebüro LCC
- Abstract Handling
- Counter zum Check und Upload der Präsentationen on-site
- Einrichtung eines individualisierten Abstractportals
- Ein Assistent führt die Autoren sicher durch den Prozess der Abstracteinreichung. Selbsterklärende Ansichten garantieren eine einfache Einreichung. Autoren können sich jederzeit erneut im System anmelden, den Abstract bis zur Deadline bearbeiten oder weitere Beiträge hinzufügen.
- Support bei technischen Fragen zur Anmeldung und Einreichung
- Online-Reviewverfahren: differenziertes Rating auf elektronischer Basis, passwortgeschützt und themenspezifisch
- Bestätigung an die Autoren und Einordnung der Beiträge in ein dynamisches Programm
- Ausgabe aller Beiträge sowie Autorenindex für den Abstractband
- Modul für ein dynamisches Online-Programms für Ihre Website
- Einbindung einer „My Programming“ Funktion als Mobile App für die individuelle Veranstaltungsplanung
- Planung der Posterpräsentation / Behegung
- Uploadfunktion und Programm für digitale Posteraustellungen – Smart Poster
- Modul für Visaletter-Versand
- Günstige Konditionen durch Rahmenverträge mit vielen nationalen und internationalen Hotelketten
- Verhandlung von Hotelzimmerpreisen
- Bindung von Hotelkontingenten
- Berücksichtigung von Stornobedingungen und -fristen
- Bereitstellung aller Informationen an Teilnehmer, Referenten und Sponsoren
- Hotelbuchung online im Anmeldeprozess
- Akquise von Ausstellern und Sponsoren
- Profitieren Sie von unseren engen, oft langjährigen persönlichen Beziehungen zu zahlreichen Firmen
- Erstellung einer Sponsoren- und Austellerbroschüre
- Erstellung einer Sponsoren- und Ausstellerliste
- Auf Wunsch Erstellung eines Online-Buchungs-Systems für Ausstellungsflächen und Sponsoringmöglichkeiten
- Vertragsgestaltung, Information, Rechnungslegung
- Kommunikation mit allen Ausstellern und Sponsoren
- Raumplanung / Aufmaß der Ausstellung unter Beachtung feuerpolizeilicher und baulicher Bestimmungen
- Erstellung und Versand von detaillierten Ausstellerinformationen zu Anreise, Aufbau, Logistik, Standfläche und Abbau
- Betreuung der Aussteller und Sponsoren vor Ort
- Koordination und Überwachung des kompletten Programmablaufs
- Planung, Überwachung und Steuerung der Veranstaltungstechnik
- Einrichtung und Betreuung des Tagungscounters d.h. personelle Besetzung des Registrierungscounters sowie Ausgabe der Namensschilder, Zertifizierungen und Kongressmaterialien
- Serviceorientierte Betreuung von Teilnehmern, Referenten, Ausstellern und Sponsoren
- Organisation und Einsatz der Beschilderung des kompletten Veranstaltungsareals
- Koordination und Überwachung der Transfers, des Caterings usw.
- Organisation von Eingangs- und Saalkontrollen
- Organisation und Koordination der Sicherheitsdienste
- Umsetzung der Abend- und Rahmenveranstaltungen
- Aufbereitung und zeitnahe Bereitstellung einer detaillierten Endabrechnung
- Nachbereitung Referentenmanagement (Dankesbriefe, Reisekostenabrechnung usw.)
- Erstellung und Versand von Teilnehmerzertifikaten
- Nachbereitung Sponsorenmanagement (Dankesbriefe, Abrechnung)
- Umfragetool für Teilnehmerzufriedenheit mit statistischer Auswertung
- Statistische Auswertung (je nach Wunsch zu Teilnehmern, Inhalten, Kosten etc.)
- Persönliches Abschlussgespräch mit Ihnen
- Planung und Organisation von Social Events (Get together, Festabende, Exkursionen, Referenten-Empfänge)
- Recherche und Organisation von Locations inkl. Preisvergleich
- Planung des Caterings
- Dekoration / Beschilderung (Komplette Gestaltung und Ausstattung der Veranstaltungsräume)
- Künstlerengagement
- Organisation von Transportleistungen
- V.I.P.-Service (persönliche Betreuung, Chauffeur, Personenschutz etc.)
- Organisation von Begleitprogrammen (Rundfahrten, Führungen, Besichtigungstouren, Out-Door-Aktivitäten etc.)